Eine NPO erwartet in der Regel von einer neuen Software für CRM und Fundraising eine Entlastung bei manuellen und repetitiven Arbeiten. So eröffnen sich weitere Möglichkeiten und Perspektiven im Fundraising: Die Zielgruppen noch treffender auswählen und sie noch individueller ansprechen. Schon mit der Evaluation und später mit der Einführung der Software geht die NPO durch eine entscheidende Phase, denn hier stellt sie die Weichen für die späteren Arbeiten und schafft eine Basis für erfolgreiches Fundraising.
Mareike Biegert hat Wirtschafts- und Kommunikationswissenschaften studiert. Sie leitet bei Cuisine sans frontières die Kommunikation und das Fundraising. Sie erzählt, worauf sie bei der kürzlichen Einführung von funtrade geachtet hat.
Schnittstellen ohne unvorhersehbare Mehrkosten realisieren!
Hallo und Willkommen. Danke, dass du dir heute für uns Zeit genommen hast.
Welches sind die wichtigen Meilensteine gewesen in der Implementierungsphase?
Mareike Biegert: Zum Start der Einführung haben wir unseren Datenbestand geprüft und überlegt, mit welchen Informationen wir zukünftig arbeiten wollen. Dazu haben wir Kriterien festlegt, unsere Kontaktinformationen sortiert und in einem Excel-Masterdokument zusammengetragen. Der Testexport in unsere neue Datenbank von funtrade hat eine weitere Klärung gebracht und, wie ich gern zugebe, etwas Erleichterung, als wir gesehen haben, dass unsere exportierten Daten mit den in funtrade importierten Daten übereinstimmen. Nachdem wir dann mit den in funtrade importierten Daten begonnen haben zu arbeiten, haben wir weitere Optimierungsmöglichkeiten entdeckt. Die ganzen Optionen sind im Voraus für mich gar nicht vorstellbar gewesen.
Mit der Integration der Schnittstellen mit Mailchimp, Postfinance, RaiseNow und unserer Buchhaltungssoftware XOR haben sich uns ebenfalls neue Möglichkeiten eröffnet. Für uns haben dabei auch die Vorabklärungen der Arenae Consulting AG die Gewähr gegeben, dass wir Schnittstellen ohne unvorhersehbare Mehrkosten realisieren können. Das Technische ist dabei für mich nur am Rand ein Thema gewesen, da sich die Entwickler der Arenae Consulting AG direkt mit ihren Ansprechpersonen bei den genannten weiteren Dienstleistern verständigt haben.
Etwas aufregend sind auch der erste postalische Versand und das erste grosse E-Mailing gewesen. Denn ein Quäntchen Unsicherheit, ob alle Empfängerinnen auch wirklich das bekommen, was sie bekommen sollten, bleibt immer, bis das Resultat vor einem liegt.
Was habt ihr vor der eigentlichen Implementierung abgeklärt und was habt ihr erst nach der eigentlichen Einführung angepackt?
Mareike Biegert: In einem ersten Schritt der Evaluation haben wir sichergestellt, dass die Schnittstellen zu unseren weiteren Dienstleistern möglich sind. Selbstverständlich sind für uns auch die Kosten und eine entsprechende Transparenz ein entscheidendes Kriterium. In einem zweiten Schritt haben wir dann unsere Anforderungen nochmals genauer geprüft und mit Hilfe eines Anforderungskatalogs geklärt, welche Punkte funtrade wie erfüllt.
Danach haben wir gleichzeitig mit der Bereinigung des Vertrags die Planung konkretisiert. Der Terminplan mit definierten Stichtagen hat uns später einen schnellen Transfer ermöglicht. So haben wir unseren Plan mit einem engen zeitlichen Rahmen fristgerecht umsetzen können.
Wie schon erwähnt, sind wir mit dem Start des produktiven Arbeitens mit funtrade nochmals auf weitere Möglichkeiten gestossen. Das Ganze habe ich ab der Evaluation als rollenden Prozess wahrgenommen. Wir sind gezwungen gewesen, unsere ursprünglichen Systematiken immer wieder zu überdenken. Das habe ich in einzelnen Fällen als anstrengend doch auch als sehr lehrreich und als fortlaufende Verbesserung empfunden. Die eigentliche Implementierungsphase haben wir schliesslich gemeinsam mit der Arenae Consulting AG mit einem Debriefing abgeschlossen und definiert, welche Funktionen erst im Laufe des Geschäftsjahres weiter eingerichtet werden. Sicher werden wir unsere Arbeit mit funtrade weiterentwickeln. Wir lassen die Themen auf uns zukommen.
Welche Unterstützung ist für euch besonders hilfreich gewesen?
Mareike Biegert: Uns hat geholfen, dass die Verantwortlichen der Arenae Consulting AG signalisiert haben, dass wir uns bei Fragen über alle Kanäle melden können. Die gute Verfügbarkeit hat sich unter anderem dadurch gezeigt, dass wir immer schnell Rückmeldung bekommen haben. Je nach Situation haben wir vom Ticketsystem, von Video-Calls und vom Austausch per E-Mail und Telefon Gebrauch gemacht. Ich habe es geschätzt, zu wissen, dass stets Hilfe in der Nähe ist, auch wenn ich ein Typ bin, der schon gern auch selbst ausprobiert und unabhängig einen Lösungsweg finden will.
Welchen Einfluss hat die Einführung von funtrade auf eure übrigen Arbeitsabläufe gehabt?
Mareike Biegert: Bisher haben wir vieles manuell gemacht, was wir nun durch funtrade automatisiert haben. Zu vielen Mitgliedern und Spenderinnen haben wir ein persönliches Verhältnis. Dabei ist es uns wichtig, dass wir mit der Automatisierung das Persönliche beibehalten und unsere Kontaktpersonen individualisiert ansprechen – selbstverständlich über alle Kanäle.
Unter dem Strich hat uns funtrade eine grosse Zeitersparnis gebracht. Dieser Effekt wird sich durch die wachsende Routine noch verstärken. Auch bei weiteren ans Fundraising angegliederten Arbeitsprozessen, etwa in der Buchhaltung, können wir inzwischen auf effizientere und kostengünstigere Abläufe setzen.
Welche Tipps gibst du Organisationen, die funtrade neu bei sich einführen wollen?
Mareike Biegert: Für die Überlegungen im Vorfeld habe ich einen Tipp: Think Big! Gehe von Idealvorstellungen aus und nicht von dem, was du schon hast. Mir selbst ist es passiert, dass ich primär geprüft habe, ob mit funtrade möglich ist, was wir eh schon erprobt und angewendet haben.
Weiter rate ich, für die Vorbereitung genügend Zeit einzuplanen, verschiedene Perspektiven zu berücksichtigen und mit den bisherigen Dienstleistern etwa für Buchhaltung oder Website vorab den Austausch zu suchen. Auch der Austausch mit anderen Organisationen, die funtrade bereits nutzen, hat uns geholfen.
Herzlichen Dank Mareike!
Wir von funtrade freuen uns ganz besonders auf diese Zusammenarbeit – vielen Dank für das Interview und vielen Dank für euer Vertrauen!
Über Cuisine Sans Frontière
Csf ist als gemeinnütziger Verein 2005 in Zürich gegründet worden. Der Verein zählt aktuell mehr als 700 Mitglieder und finanziert seine Projekte ergänzend zu den Mitgliederbeiträgen durch Spenden und Benefizveranstaltungen.
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